DE-Mail – Pro und Contra sowie Kosten und Nutzen ausführlich erklärt

Sinn und Unsinn der DE-Mail, Kosten und Nutzen ausführlich beschrieben

Vorwort – Die moderne Technik

Nur 72 Jahre ist es her, als der erste funktionsfähige Computer der Welt, vorgestellt wurde. Der Erfinder des Computers war Konrad Zuse. Dieser hatte die Größe eines Wohnzimmerschrankes. Zu dieser Zeit war auch nicht abzusehen, dass nach nur so kurzer Zeit der Computer heute nicht mehr wegzudenken ist. Am 12. Mai 1941 war es soweit, nach langer Arbeit und zwei Vorgängern, wurde der funktionstüchtige Z3 vorgestellt. Neben der Größe hatte dieser Computer ein Gewicht von mehr als einer Tonne. Auch hier wurde „klein“ angefangen. Der Computer war lediglich in der Lage die Grundrechenarten umzusetzen und etwas über 60 Wörter zu speichern. Im Deutschen Museum in München steht noch ein nachgebautes Exemplar zu Besichtigung.

Innerhalb weniger Jahre wurden die Größe und das Gewicht um ein vielfaches minimiert. Die Leistungsfähigkeit hingegen wurde dezimiert. Ein wichtiger Baustein bei der Weiterentwicklung des Computers war nicht nur die Erhöhung der Speicherkapazität, sondern die Option erstellte Dokumente auszudrucken. Die Schreibmaschinen rücken immer mehr in den Hintergrund. Spätestens, nachdem der PC inzwischen schon durch die transportablen Laptops, ersetzt wird. Das Tablett ist noch kleiner und hat viele Funktionen und Internetanbindung. Viele Handys verfügen über etliche Funktionen, die eine ausgezeichnete Kommunikation ermöglichen. So können mit diesen kleinen Teilen, die in fast jede Tasche passen E-Mails verschickt werden.

Der Gedanke auch hier weitere Funktionen zu entwickeln war, die De-Mail.

Warum die normalen E-mail in der Kritik steht?….Sie sind voll Spam, jeder Mensch kann sich auch ohne Absender Adresse registrieren und schlimmer noch, auch in anderen Namen versenden. Sie verkürzen zwar die Zeit, welche für eine Kommunikation benötigt wird, kann aber auch nicht für das Versenden von vertraulichen Dokumenten genutzt werden. Der Absender kann nie sicher sein, dass zum einen seine E-Mail auch gelesen wird. Zum anderen weiß er nicht, wer auf die E-Mail noch Zugriff hat. Deshalb war es wichtig, neue Möglichkeiten für eine sicherere moderne Kommunikation zu schaffen. Die DE-Mail ist und wird nicht der letzte Versuch sein die E-Mail sicherer zu machen. Die Post versucht nun schon seit Jahren den E-Post Brief als neues Kommunikationsmedium einzuführen und auch diese Idee verlief bisher schlichtweg im Sande.

Die Einsparungen bei der DE-Mail im Gegensatz zum Brief beziehen sich auf die Zeit der Zustellung von Nachrichten. In Sekundenschnelle ist eine E-Mail beim Empfänger, während der Brief ein, bis zu mehreren Tagen, unterwegs ist. Der Papierbrief könnte völlig eingespart werden. Die Tragweite dieses Nutzens ist von volkswirtschaftlicher Bedeutung. Wenn kein Papier mehr gebraucht wird, spart man Holz, Wasser, Strom und Weiteres mehr, zur Papierherstellung ein. Platzsparend wäre die Umsetzung dieser Idee, da sich die Archivierung einfacher gestalten würde.

Wäre da nur nicht die Frage der Sicherheit. Bekommt auch nur der beabsichtigte Empfänger die Unterlagen. Erhält der Absender eine Bestätigung des Eingangs der stellenweise sehr vertraulichen Unterlagen. Welche Voraussetzungen müssen sowohl beim Absender als auch beim Empfänger vorliegen, um einen Datentransfer in vollem Umfang zu nutzten.

Wie schwierig es ist alle diese Fragen zu beantworten, zeigt sich bei der gleich folgenden Legende, vom Entwurf einer Gesetzesvorlage bis zu deren Inkrafttreten.

Der Gesetzesentwurf

Bereits im Februar 2009 wurde der erste Gesetzesentwurf vom Bundesinnenministerium vorgelegt. Das Bundeskabinett prüfte diesen Entwurf und stellte fest, dass an dem noch völlig absurden Konzept noch Änderungen vorgenommen werden mussten. Experten setzen sich nun die nächsten zwei Monate zusammen um Änderungen, die vor allem den Sicherheitssektor betrafen vorzunehmen. Auch der geänderte Entwurf, welcher am 04. April 2009 eingereicht wurde, musste nach Prüfung wieder mit Änderungsauflagen überarbeitet werden. Empfehlungen der Ausschüsse des Bundesrates wurden berücksichtigt. Die Empfehlungen konnten durch weitere Überarbeitungen relativ schnell umgesetzt werden. Der nun geänderte Text wurde am 23. April 2009 wieder vorgestellt. Er konnte nun zur weiteren Beratung an den Innenausschuss, dem Rechtsausschusses und weiteren Institutionen, übergeben. Fast ein viertel Jahr dauerte die Beratung. Der am 02. Juli 2009 eingereichte Antrag der Fraktion von CDU/CSU und der SPD wurde vom Bundestag angenommen.
Zur Abstimmung an die Länder wurde das „De-Mail Gesetz“ am 07.07.2010. Nachdem am 13. Oktober 2010 wird von der Bundesregierung der Entwurf des Gesetzes bezüglich der De-Mail Dienste übergeben wurde, wurde am 11.11.2010 in der ersten Lesung des Bundestages beraten. Die diversen Ausschüsse (Innenausschuss, Rechtsausschuss usw.) gaben zu diesem Gesetz weitere Empfehlungen. Seit dem 26. November 2010 bis zum 08.12.2010 wurde die Gegenäußerung der Bundesregierung bezüglich der Stellungsnahme, dem Bundesrat vorgelegt.

Bei der öffentlichen Beratung des Innenausschusses des Bundestages fällt die Bewertung der Experten kontrovers aus. Nach dem 07. Februar 2011 fanden zwei weitere Lesungen statt, ehe eine Empfehlung angenommen. Ein Entschließungsantrag hingegen wurde abgelehnt. Die Basis für den Bundesrat ist der von der Bundesregierung verabschiedete Gesetzentwurf. Dieser betrifft die Regelung der „De-Mail-Dienste“.

Am 28.04.2011 wird das Gesetz, inklusive seiner Änderungen und weiteren Vorschriften zum Thema „De-Mail Dienste“ verkündet. Nachzulesen ist dieses im Bundesanzeiger. Das Bundesgesetzblatt BGBL. 2011 der Teil 1 von Nummer 19 Seite 666 kann online als PDF Datei aufgerufen bzw. heruntergeladen werden. So konnte sich nun auch jeder Bürger und jeder Unternehmer über den neuen Meilenstein in der Kommunikation informieren. Diese Veröffentlichung dient der Information, bevor das Gesetz in Kraft tritt.
Am 03.05.2011 trat das Gesetz zur Regelung der De-Mail Dienste und die Änderungen zu weiteren Vorschriften in Kraft.

Fragen, Antworten und Erklärungen zur De-Mail

1. Was ist De-Mail
2. Was für technische Voraussetzungen sind erforderlich
3. Wer kann eine De-Mail verschicken
4. Wer kann eine De-Mail empfangen
5. Anlegen und Zweck der De-Mail-Adresse
6. Wie sieht eine De-Mail-Adresse aus
7. Wie erfolgt die Handhabung
8. Ist die Nutzung der De-Mail sicher
9. Wie werden De-Mail Adressen in einer Behörde vergeben
10. Verursachen De-Mails Kosten
11. Rechnungslegung bei De-Mail Versand
12. Anbieter
13. Die Versandmöglichkeiten
14. Menüführung
15. Das Pro
16. Das Kontra
17. Die Öffentlichkeitsarbeit
18. Fazit und Schlusswort

1. De-Mail kurz erklärt

Die De-Mail wird künftig den Briefwechsel zwischen den Behörden und den Bürgern ersetzen. Es handelt sich bei der De-Mail um eine rechts sichere, verbindliche und vertrauliche Art der Kommunikation. Basierend auf dem Prinzip der E-Mail, wird der rechtsverbindliche Briefwechsel, ohne die derzeitige Zustellung in Form von Briefen, stattfinden. Im Mai 2011 ist das „De-Mail Gesetz“ in Kraft getreten. Dieses definiert genau die Nutzung dieses Kommunikationsweges. So bleiben die Sicherheit und die Vertraulichkeit gewahrt. Ein Nachweis über den Erhalt der De-Mail, also wie bei einem Einschreiben, ist dort ebenfalls festgeschrieben.
Bescheide oder auch beispielsweise Gehaltsabrechnungen werden künftig online „zugestellt“.
Ein gewählter De-Mail Provider ist in der Lage zu unterscheiden, ob es sich um eine E-Mail handelt, oder ob es eine zu versendende De-Mail ist.
In einem Satz kann man festhalten, dass es sich bei einer De-Mail um einen elektronischen Austausch von Dokumenten handelt. Diese Kommunikation kann zwischen Bürgern, Behörden usw. stattfinden. Die Besonderheit hierin besteht das die versanden Dokument rechtsverbindlich und vertraulich sind. Die bisher drei Anbieter, welche die Zulassung nach dem De-Mail Gesetz erhalten habe, können genau differenzieren, um welche Art der Mail es sich handelt.

2. Technische Voraussetzungen

Das Gute zuerst. Für den Privatnutzer wird die De-Mail der Internet-Browser genutzt. Lediglich der PC, die Internetanbindung und ein Provider, die bisher für den E-Mail-Kontakt, schon benötigt wurden, ist erforderlich. Installationen von Hardware und Software machen sich nicht erforderlich. Wird die De-Mail von Betrieben, Behörden usw. genutzt, erfolgt die Kommunikation wie bisher über den lokalen [link2post id=“54″]E-Mail[/link2post]-Server. Genauere Auskünfte, vor allem von Betrieben, welche sich in der Gründungsphase befinden, kann man bei den Onlinediensten erhalten.

3. Der De-Mail Versand

Die Basis für den Versand bilden verschlüsselte Kommunikationskanäle. Der De-Mail-Verbund ist gesichert und ist das Bindeglied zwischen dem Absender und dem Empfänger. Demzufolge kann jeder, künftig eine De-Mail versenden. Im privaten Sektor wird der Bedarf an dem kostenpflichtigen Versand nicht so hoch sein. Behörden hingegen können enorme Einsparungen durch den De-Mail-Versand erzielen. Der Papierbrief, welcher im Jahr 2013 wieder etwas teurere geworden ist, könnte nun eingespart werden. Wie bei dem Brief gibt es viele zusätzliche Optionen des Versandes. Empfangsbestätigungen, Eingangsbestätigungen und dergleichen mehr, welche sich allerdings in den Kosten niederschlagen, werden angeboten.

4. Der De-Mail Empfang

Sicherheit ist auch hier wieder das oberste Gebot. Aus diesem Grund erfolgt der Empfang von Nachrichten nur über verschlüsselte Kanäle. Es variieren die einzelnen Anbieter. Im De-Mail Verbund erfolgt eine Versendung nur auf der Basis gesicherter Kommunikationsleitungen. Dies dient dem Zweck, dass auch ganz spezielle Dokumente, wie Mahnungen, Bescheid, Verträge, Rechnungen und andere Unterlagen vollelektronisch zugestellt werden können. Die so eingegangenen De-Mails sind rechtsverbindlich. Auch hier sind wieder diverse Optionen vorgesehen, um dem Absender und dem Empfänger ein hohes Maß an Sicherheit zu garantieren. Es besteht, so wie bei dem jetzigen Papierbrief die Wahl zwischen einer einfachen Zustellung, einem Einschreiben und sogar einem Einschreiben mit Rückschein. Dieser Service hat natürlich seinen Preis. Während die einfache Zustellung weit unter dem derzeitigen Porto liegen wird, werden die Extras wahrscheinlich deutlich davon abweichen.

5. Der Sinn der De-Mail-Adresse

Ähnlich wie gewohnt, benötigt man eine De-Mail-Adresse um Dokumente zu empfangen und versenden. Bei der bisherigen E-Mail-Adresse ist dies ebenso. Der Unterschied ist, dass eine E-Mail-Adresse auch als sogenannte „Wegwerfadresse“ genutzt werden konnte. Dies hat sich besonders bewährt, wenn man besonders viele E-Mails mit Werbung erhält. Beim Eingang einer De-Mail ist diese nachweisbar. Um einer rechtswirksam Dokumentenaustausch zu garantieren, wird neben der De-Mail Adresse auch die Identität des Kommunikationspartners angezeigt. Das kommt also der Zustellung eines Einschreibebriefes gleich. Der Empfänger sieht bei der Annahme den Absender. Die Unterschrift bestätigt den Erhalt, des Dokumentes, des Bescheides und dergleichen. Die Modalitäten der Anmeldung einer De-Mail-Adresse sind demzufolge völlig anders definiert. Da es sich zum Teil um streng vertrauliche Dokumente handelt, muss sichergestellt sein, dass auch nur der Empfänger darauf Zugriff hat. Denkt man beispielsweise an medizinische Befunde, oder an Rechtsstreitigkeiten, muss diese Sicherheit garantiert sein. Zwei Anmeldemöglichkeiten stehen derzeit zur Verfügung die später noch genauer erläutert werden. Handelt es sich nicht um eine private De-Mail-Adresse, sollte genau festgelegt werden, wer autorisiert ist, den Eingang einer De-Mail zu lesen bzw. zu bestätigen. Benutzen den Rechner privat auch mehrere Personen, gilt natürlich das Gleiche. Beispielsweise in einer WG werden im Posteingang der De-Mail Nachrichten angezeigt, sollte nur die Person zugriff haben, für die sie auch bestimmt sind. Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Einspruchsentscheidungen und vieles mehr, sollten nicht in die falschen Hände gelangen.

5.1. Die Anmeldung einer De-Mail-Adresse

Bei der Anmeldung eines Benutzerkontos sind zwei Optionen möglich. Die eine besteht darin, den elektronischen Personalausweis als Identitätsnachweis zu übermitteln. Die zweite Möglichkeit gliedert sich in zwei Schritte. Besitzt man eine Chipkarte bzw. ein Mobiltelefon und kennt das Kennwort oder den Pin, kann diese Kombination als Anmeldelegitimation angenommen werden.

6. Was ist eine E-Mail-Adresse und was ist eine De-Mail-Adresse

Wie bei der E-Mail-Adresse erfolgt eine Registrierung bei dem gewünschten Provider. Kennt man die E-Mail-Adresse beispielsweise Mustermann@online.de, wird die De-Mail-Adresse Mustermann@online.de-mail.de lauten. Sowohl eine E-Mail als auch eine De-Mail wird an das entsprechende Postfach weitergeleitet. So kann die rechtssichere und verbindliche Post richtig zugeordnet werden. Zu bedenken ist immer, dass eine E-Mail kostenlos verschickt werden kann. Eine De-Mail verschicken ist in jedem Fall kostenpflichtig. Eine Übersicht, die nur zu Orientierungszwecken dient, befindet sich unter der Rubrik „Kosten“.

7. Die Handhabung der De-Mail

Für den Empfänger bzw. Nutzer der De-Mail wird, je nach Provider besonders gekennzeichnet. Bei einem normalen Abruf seiner E-Mails wird der Nutzer auf den Eingang einer De-Mail, durch ein gesondertes Symbol hingewiesen. Dies sagt ihm, dass diese Nachricht wichtige Dokumente enthalten.

8. Die Kosten einer De-Mail

Anders als bei dem Versenden von einer E-Mail, welche in der Regel kostenlos ist, entstehen beim Verschicken einer De-Mail Gebühren. Die Preise richten zunächst nach dem Anbieter. Gestaffelt werden die Preise nach der Größe der Datenmenge. Da bei dem Versenden weitere Optionen genutzt werden können, kommt zur Datengröße noch die Gebühr für deren Nutzung hinzu. Online werden Preise ab 28 Cent pro De-Mail finden. Dieser Preis ist ein Anhaltspunkt, ist unverbindlich und muss noch einmal genau recherchiert werden. Die einmalige Gebühr bezieht sich auf die Registrierung.

8.1 Konkrete Kostenübersicht der Telekom vom Stand 28.08.2012 lt. Internet

Der Standard-Versand mit einem Datenumfang, bis zu 10MB kosten je De-Mail 0,39 Euro. Zu den bereits genannten 0,39 Euro kommen weitere 0,39 Euro hinzu, wenn es sich bei dem Versand um ein Einschreiben handelt. Bei den Versandoptionen „Absenderbestätigung“ fallen weitere 0,12 Euro an. Gleiches gilt für den Vermerk persönlich / vertraulich.
Die Daten bleiben bei der Telekom gespeichert. Im Grundpaket ist eine Kapazität von 500 MB vorgesehen. Wird dieser Speicherplatz überschritten, fallen 0,59 Euro Gebühren an.
Diese Angaben sind ohne Gewähr und dienen nur als Anhalt.

9. Bekommt jede Behörde die De-Mail-Adresse

Wer die De-Mail-Adresse bekommt, kann jeder individuell festlegen. So ist es jedem Nutzer möglich, Behörden (z.B. Finanzamt, Jobcenter, Krankenkassen usw.) seine De-Mail-Adresse mitzuteilen, oder aber auch nicht.

10. Das De-Mail Postfach

Derzeit gibt s keine rechtliche Verpflichtung das De-Mail Postfach zu kontrollieren. Dem Absender jedoch wird mitgeteilt, wann die Nachricht zugestellt wurde.

Jeder Bürger kann frei entscheiden, ob er sich ein De-Mail Postfach anlegt. Da die normale Postadresse weiterhin ihre Gültigkeit behält, werden die Briefe auch weiterhin auf dem Postweg zugestellt. Es wird künftig ein öffentliches Adressverzeichnis geben. Ähnlich wie bei einem Telefonbuch kann jeder Inhaber einer De-Mail-Adresse frei entscheiden, ob diese veröffentlicht werden darf. Die Anbieter geben ihren Kunden auch die Möglichkeit ihr Konto zu kündigen. Die Daten bleiben für den bisherigen Besitzer des Kontos etwa drei Monate lang gespeichert, sodass er in dieser Zeit Zugriff auf seine Dokumente hat. Die De-Mail-Adresse hingegen ist je nach Anbieter für bis zu 30 Jahren gesperrt.

11. Die Rechnungslegung eines De-Mail Kontos

Versendet man nach der Registrierung keine De-Mail, fallen auch keine Kosten an. Der Empfang von De-Mails ist kostenlos. Versendet man hingegen die erste De-Mail, wird dieses erfasst und wie bei den Rechnungen für Internetnutzung oder Telefongebühren zum Ende eines Monats genau aufgelistet und per Lastschrift eingezogen. Bisher gibt es noch keine Option für ein Guthabenkonto. Die Kosten richten sich danach, ob es sich um eine einfache Übersendung handelt oder ob weitere Sicherheitsoptionen (Einschreiben, Empfangsbestätigung usw.) in Anspruch genommen werden.

Für Behörden und Betriebe ist es wichtige, dass auch die Mietgebühren bzw. die Bereitstellungsgebühren so behandelt werden. Genaue Informationen erhält man bei den jeweiligen Anbietern.

12. DE-Mail Anbieter

Bisher wurden nur drei Anbieter nach dem De-Mail Gesetz eine Zulassung erhalten. Dies erfolgte auf der CeBit in Hannover lt. „heiße online“ vom 03.03.2012. Sie erfüllen die Voraussetzungen zur De-Mail Zertifizierung. Diese beinhaltet eine sicher Identifizierung des Absenders. Es folgt die verschlüsselte Übertragung. Diese dient zum Schutz des vertraulichen Inhaltes der Nachricht. Der Absender erhält neben der Versandbestätigung eine Zustellungsbestätigung. So kann er gewiss sein, dass seine wichtigen Dokument angekommen bzw. angenommen wurden.
Die Anbieter sind die Deutsche Telekom, der Internetanbieter 1&1 und der Internetdienst GMX (United Internet).

13. Die Versandmöglichkeiten

Wie man es von der Deutschen Post kennt, gibt es diverse Möglichkeiten einen Brief zuzustellen. Neben dem einfachen Brief kann man auch ein Einwurfeinschreiben, in Auftrag geben. Ferner kann es ein normaler Einschreiber sein, dessen Eingang durch eine Unterschrift bestätigt wird. Es gibt auch noch den Einschreibebrief mit Rückschein. Hier erhält der Absender eine Karte zurück, die Datum und Empfänger des Briefes dokumentiert. Der persönliche Einschreibebrief kann nur von der im Adressfeld genannten Person in Empfang genommen werden.

Ähnlich gestaffelt sind auch die Angebote bei dem versenden einer De-Mail.
Neben der De-Mail gibt es auch das De-Mail-Einschreiben. Als Sicherheit, dass sein Schreiben beim Empfänger eingetroffen ist, erhält der Absender eine qualifizierte und signierte Bestätigung. Ähnlich wie bei dem Verlauf des Versandes bei Paketen, kann der Absender auch den Versand der De-Mail nutzen. Eine weitere Möglichkeit besteht in dem Zusatz „persönlich“. So soll sichergestellt werden, dass nur der Empfänger die Nachricht lesen kann. Nutzt der Absender die Option „Absender – bestätigt“ zeichnet sich der Provider verantwortlich das eine hohe Autorisierungsstufe vorliegt. Dies bedeutet für den Empfänger ein Nachweis über den Absender. Die Versandbestätigung bedeutet, dass der De-Mail Anbieter die Nachricht des Absenders entgegengenommen hat. Hingegen die Zustellbestätigung aussagt, dass der De-Mail Anbieter die Nachricht an das Postfach des Empfängers geschickt gelegt hat. Es erfolgt jeweils signierte Bestätigung, die auch die Aussage des Zeitpunkts, von diesem Arbeitsablauf dokumentieren. Des Weiteren kann auch eine Abholbestätigung vom Absender angefordert werden. Der Kopfzeile eines Dokumentes muss zu entnehmen sein, welche Möglichkeiten des Versandes er nutzen möchte. Im Endeffekt wird dies auch eine Frage der Kosten werden. Den zusätzlichen Optionen, wie zum Beispiel die De-Mail Einschreiben, sind kostenintensiver als eine einfache De-Mail.

14. Menüführung

Die Benutzeroberfläche gleicht der bekannten E-Mail Gliederung. Es wurde bei den meisten Anbietern eine zusätzliche Rubrik De-Mail angelegt. Bereits nach dem ersten Klick mit der Maus klappt ein Fenster auf, in welchem geklärt wird, um was für eine De-Mail es sich handeln soll. Die Angebote bestehen zwischen der Versandbestätigung, der Empfangsbestätigung, der Abholbestätigung, der Abenderbesstätigung und persönlich. Die weitere Vorgehensweise entspricht im Großen und Ganzen einer E-Mail. Vorgesehen ist ein Adressbuch, und auch die Funktion „Einfügen“, welche für Anhänge genutzt werden kann. Also legt der Absender mit seiner ersten Angabe bereits fest, in welcher Höhe sich der Sicherheitsgrad seiner Nachricht eingestuft werden soll. Zugleich werden somit von dem Provider festgesetzt, dass sich das kostenpflichtige Versenden deutlich vom Grundbetrag abhebt.

Wie bei allen Neuerungen gibt es für und wieder.

15. Das Pro zur DE-Mail

Zunächst ein Blick auf die positiven Seiten. Es kann mit der De-Mail eine schnellere Kommunikation erfolgen. Für Behörden ist dies eine kostengünstige Alternative zur bisherigen Zustellung von Briefen. Der Aspekt der Umwelt spielt eine nicht unbeachtliche Rolle. Neben den wichtigen Mitteilungen der Bescheide oder anderen Akten ist jedem Schriftstück jeweils ein Rechtsbehelf beigefügt. Dieser umfasst stellenweise mehrere Seiten und hat den gleichen Inhalt. Es können somit enorme Einsparungen beim Papierverbrauch erzielt werden. Nur für 500 Blatt neuem Papier werden rund 7,5 kg Holz benötigt. Zu Herstellung des Papiers werden aber zusätzlich noch durchschnittlich 104 Liter Wasser und etwa 27 kW/h Strom gebraucht. Deshalb wird bei Ämtern und Behörden sehr oft das Recycling Papier verwendet. Obwohl die Position Holz nicht mehr so ins Gewicht fällt, werden weiterhin Wasser und auch Strom zur Herstellung benötigt. Umweltbewusster wäre also die Nutzung der De-Mail. Ein weiterer Aspekt sowohl für die Behörden, Ämter und Betriebe, aber auch für die Privatperson ist die Lagerung. Viele Dokument müssen bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies ist nicht nur eine Frage des Platzes, sondern auch einer guten Archivierung.

16. Das Kontra zur DE-Mail

Die Basis um die De-Mail umfassend nutzen zu können ist, dass nicht nur jede Behörde oder jedes Amt, sondern jeder Bürger die technischen Voraussetzungen mitbringen muss. Der PC und die Internetverbindung ist bei Betrieben, Behörden und Ämtern grundsätzlich vorhanden und viel genutzt. Anders sieht es bei den Bürgern aus. Nicht jeder verfügt über einen PC. Sollte das der Fall sein, steht damit noch nicht fest, dass er eine Internetverbindung besitzt. In Deutschland ist bis heute noch nicht flächendeckend das Netz des Internets. Stellenweise fehlen durch veraltetet Leitungen noch die Zugangsvoraussetzung. In anderen Teilen des Landes ist die Verbindung derartig langsam, dass die Übertragung, vor allem beim Senden der De-Mail, die Kosten wieder in die Höhe treibt. Nehmen wir das Beispiel Jobcenter:

Vor allem Menschen, welche ALG II beziehen, bekommen sehr viel Post von diesem Amt. Menschen, die hiervon betroffen sind, haben nur eingeschränkte finanzielle Möglichkeiten. Selbst bei gutem Willen könnten sie nicht die Voraussetzung einer derartigen Kommunikation erfüllen. Es sei denn, das Amt stellt jedem ALG II Bezieher einen PC und eine Internetverbindung zur Verfügung, was nicht anzunehmen ist. Mit diesen ganzen Bedingungen ist noch nicht garantiert, dass jeder, der über die erforderliche Technik verfügt, diese auch anwenden kann.

Wie verhält es sich mit älteren Menschen. Falls sie mit dem Computer bzw. dem Internet nicht so bewandert sind, wird dort auch die De-Mail Zustellung angedacht. Die Gefahr, dass sie Ihre wichtigen Dokumente nicht öffnen können oder ihnen nicht der Bedeutung würdigen, lassen sie ganz schnell ins Hintertreffen geraten.

Nachgewiesen ist, dass die Daten nicht die ganze Zeit über verschlüsselt sind. Das kann zum Nachteil des Empfängers führen.

Sollte sich in absehbarer Zeit dennoch die De-Mail durchsetzen, werden viele Arbeitsplätze eingespart. Das beginnt bei der Papierherstellung und endet beim Postzusteller.

Da die Technik noch nicht so ausgereift ist, wäre dennoch nicht garantiert, dass die angesprochenen Fristen für die Aufbewahrung eingehalten werden können. Es müssten Speichermedien zur Datensicherung genutzt werden. Ob diese allerdings mit der Technik in 8 Jahr (Betriebssystem, Anwendungssoftware) kompatibel ist, ist sehr fragwürdig. Wie umfangreich die angebotenen Speichermöglichkeiten der einzelnen Anbieter sind, ist noch umstritten. Auf Erfahrungen auf diesem Gebiet kann man ja noch nicht zurückgreifen.

17. Die Öffentlichkeitsarbeit

Eine unabhängige Unternehmensberatung hat am 20.03.2013 einen De-Mail Showroom eingerichtet. Viele Fragen sind bei den Behörden, den Unternehmer und den Bürgern noch offen. Hierzu gehören die genauen Kommunikationsprozesse, welche Rahmenbedingungen notwendig sind. Bewährte Umsatzmodelle werden vorgestellt. Es wird ein Einblick in die technische Infrastruktur gegeben. Kompetente Ansprechpartner des Bundesministeriums des Inneren und der Telekom geben auf Fragen konkrete Antworten.

18. Fazit & Schlusswort

Der Gedanke der De-Mail ist im Ansatz nicht schlecht. Klarer zu umreißen sind die Einsatzgebiete. Solange noch nicht einmal mehr als die drei Anbieter die Voraussetzungen erfüllen, um die Zulassung nach dem De-Mail Gesetz zu erhalten, sollte man hiervon noch Abstand nehmen.
Den positiven Aspekten stehen noch zu viele negative Gesichtspunkte entgegen.
Wo man sich im Moment schon ein gutes Einsatzgebiet vorstellen könnte, wäre der Geschäftsbereich. Firmen könnten somit ihre Verträge schneller zustande kommen lassen. Den heutzutage gibt es kaum noch eine Firma, die nicht über einen PC und einen Internetzugang verfügt. Für Behörden untereinander stehen schon diverse Softwareprogramme zur Verfügung, sodass sie Daten einsehen können. Verträge oder andere wichtige Dokumente werden untereinander seltener anfallen.
Es scheint sinnvoll zu sein, wenn in dieser Entwicklungsstufe der De-Mail „zweigleisig“ fährt. Das soll so viel heißen, dass die De-Mail genutzt wird und zur Sicherheit der Papierbrief noch dem Empfänger zugeht. Praktiziert wurde dieses beispielsweise bei „Zensus“ letzte Volkszählung in der Bundesrepublik. Versicherungen zur Kilometerstandmeldung verfahren auch so. Über einen gewissen Zeitraum kann man dann auf Erfahrungswerte zurückgreifen, die aussagen, ob die De-Mail den gewünschten Erfolg zeigt. Innerhalb dieser Zeit können vielleicht auch mehr Anbieter die Kriterien für Zulassung nach dem De-Mail Gesetz erfüllen.
Da das Projekt De-Mail sich noch beweisen muss, ist es ratsam aufmerksam, zu verfolgen, welche Erfahrungen mit dieser Methode der Kommunikation gesammelt werden. Solange keine gesetzliche Bestimmung herausgegeben wird, das man (wie z.B. einen Personalausweis zu besitzen) eine De-Mail-Adresse zu haben, sollte man vorsichtig sein. Besitzt man eine De-Mail-Adresse, ist genau zu prüfen, wem man diese Adresse preisgibt.
Für den privaten Nutzer ist dies, aus meiner Sicht, noch in weit entfernte Zukunft.